Simples Nacional: Defis será extinta e integrada ao PGDAS-D em 2027

A partir de 2027, a Declaração de Informações Econômico-Fiscais (Defis), obrigatória para micro e pequenas empresas do Simples Nacional, deixará de ser entregue separadamente. As informações que compõem a Defis serão incorporadas ao Programa Gerador de Documentos do Simples Nacional (PGDAS-D), sistema utilizado para o cálculo mensal dos impostos devidos. A mudança tem como objetivo simplificar as obrigações dos empreendedores e contadores, concentrando os dados em um único ambiente.

Atualmente, as empresas do Simples Nacional precisam realizar duas tarefas distintas: calcular os impostos mensalmente pelo PGDAS-D e, anualmente, entregar a Defis, que apresenta um panorama mais completo da situação econômica e fiscal. Com a unificação, as informações anuais passarão a integrar o próprio PGDAS-D, eliminando a necessidade de acessar um sistema adicional.

O que muda na prática para o empreendedor

Apesar da extinção da Defis, os dados que ela reúne continuarão sendo exigidos pela Receita Federal. Entre as informações estão o número de empregados, rendimentos e lucros distribuídos aos sócios, estoques, despesas, ganhos de capital e saldos de caixa e bancos. Uma novidade esperada é a possibilidade de o PGDAS-D apresentar parte dessas informações preenchidas automaticamente, utilizando dados de notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas pela empresa. No entanto, será fundamental que o empreendedor confira os dados e complete as informações faltantes, de forma semelhante à declaração pré-preenchida do Imposto de Renda.

A lista definitiva de campos e os procedimentos dependerão das orientações da Receita Federal. A mudança não elimina a necessidade de fechamento anual das informações. Os dados referentes a 2026 deverão ser apresentados entre janeiro e março de 2027, com prazo final em 31 de março, diretamente no PGDAS-D.

Situações especiais e empresas sem faturamento

Empresas que passarem por fusão, cisão, incorporação ou extinção terão um procedimento específico. Nesses casos, as informações deverão ser prestadas no PGDAS-D do próprio mês em que o evento ocorrer. Para negócios que não tiveram faturamento em 2026, a obrigação de informar à Receita Federal permanece. Mesmo sem receita, é preciso reportar despesas como aluguel e fornecedores, diferenciando uma empresa sem receita de outra que permaneceu efetivamente inativa, sem atividade operacional ou movimentação patrimonial.

Deixar de prestar contas ou enviar dados incorretos pode gerar pendências perante a Receita Federal, dificultando a emissão de certidões negativas de débitos, essenciais para operações de crédito e participação em licitações. O atraso ou a omissão dessas informações também pode impedir a geração das guias mensais de impostos.

Multas e preparação para a mudança

A forma de cálculo da multa pelo atraso das informações anuais no PGDAS-D ainda precisa ser esclarecida. A penalidade prevista para a antiga Defis, com multa mínima de R$ 200, deixará de valer. A regra atual do PGDAS-D trata apenas de atrasos na apuração mensal de impostos. A Receita Federal ainda não definiu qual será a punição para quem deixar de prestar os dados anuais no novo formato.

Para se preparar, a recomendação é manter os registros da empresa sempre atualizados. Isso inclui guardar notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamentos e recebimentos, despesas e informações sobre distribuição de lucros. Empresas com comércio devem acompanhar compras, vendas e estoques, enquanto as que possuem funcionários precisam organizar a folha de pagamento e encargos trabalhistas. A separação entre finanças pessoais e empresariais é crucial para evitar inconsistências. Criar uma rotina mensal com o contador para enviar e conferir notas fiscais, extratos, compras, despesas, estoques, folha de pagamento, pró-labore e valores pagos aos sócios é fundamental.

Ainda há incertezas sobre a disponibilidade do sistema para receber os dados em janeiro de 2027, pois, até o início de novembro, não havia data oficial para a liberação de novos campos ou manual específico. Acompanhar os comunicados da Receita Federal e do Comitê Gestor do Simples Nacional é a melhor forma de se manter informado.